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Cotalker Forms

💻 Soy Administrador de Tareas

¿Qué es Cotalker Forms?​

Con Cotalker Forms, crea todo lo necesario para comenzar a digitalizar los diferentes procesos y tareas de tu empresa.

Independiente del tipo de tarea o proceso que quieras digitalizar, Cotalker Forms te ayuda a fácilmente:

  • crear los usuarios involucrados,
  • ingresar las ubicaciones técnicas necesarias y
  • generar los formularios que se utilizarán para ingresar la data de cada tarea.

¿Me puedes dar un ejemplo?​

Supongamos que tu empresa necesita registar la información de cada revisión que se le hace a una maquinaria que se encuentra en una ubicación técnica específica. En este caso, Cotalker Forms permite a los administradores crear una pauta de mantenimiento. El coordinador agenda la tarea, delega al realizador responsable e indica el formulario que se utilizará para llevar a cabo la tarea. Una vez que el realizador envía el formulario, la data es transmitida al canal y es registrada en los reportes.

¿Qué puedo configurar?​

Sólo los administradores tienen acceso a configurar Cotalker Forms.

Abajo están indicados los elementos básicos que se pueden configurar:

Usuarios​

Crea usuarios con cargos o roles distintos.

Por defecto, existen tres tipos de usuarios o cargos:

Los usuarios con el cargo de administrador pueden:

Ubicaciones​

Las ubicaciones indican el lugar donde se realiza una tarea y contiene datos de contacto.

Se requiere de una ubicación al crear una tarea.

Los administradores pueden:

Formularios​

Crea formularios customizados que se usarán para registrar la data de tus tareas.

¿Cómo utilizo la función de tareas?​

El administrador tiene acceso a todas las funciones de tareas descritas abajo:

Crear Tareas​

Fácilmente crea tareas que se generan automáticamente con:

  • un usuario responsable
  • fecha de inicio y de término (SLA)
  • formulario para ingresar información de la tarea
  • ubicación donde se realiza la tarea
  • posibilidad de agregar validación de la tarea por un tercero
  • posibilidad de informar sobre el desarrollo de la tarea al responsable de la ubicación
  • registro de información para reportes y análisis de data
  • estados de flujo de trabajo

Ir a la sección Crear Tarea para ver más detalles.

Realizar Tareas​

Las tareas asignadas a usuarios son realizadas a través de un simple proceso. El usuario designado fácilmente puede ver las tareas que le han sido asignadas y completarlas a través del formulario correspondiente.

El flujo de trabajo o proceso consta de hasta 5 pasos o estados.

Ir a la sección Realizar Tarea para ver más detalles.

Validar Tareas​

Si se activa la opción de validación, se agrega un paso más al flujo de trabajo que requiere que un usuario autorizada verifique y valide el trabajo realizado.

Si no es aprobada, la tarea puede volver a realizarse, volviendo al inicio del flujo, o es rechazada de lleno y se cierra la tarea.

Ir a la sección Validar Tarea para ver más detalles.

¿Puedo ver reportes?​

Sólo los administradores pueden ver los reportes.

Los Reportes te permiten ver la data recopilada por cada formulario que has creado.

Ir a la sección Reportes para ver más detalles.

¿Se puede visualizar la data?​

Realizadores, coordinadores y administradores pueden visualizar la data.

Visualiza la data de tus tareas en paneles de control. Los paneles o dashboards son impulsados por Metabase

Por defecto, existen tres tipos de paneles de control para visualizar la data.

Ir a la sección Reporte Gestor de Formularios para ver más detalles.